Die wichtigsten MwSt.-Fehler von Unternehmen und wie sie vermieden werden können

Als Unternehmer haben Sie wahrscheinlich schon öfter mit der Mehrwertsteuer zu tun gehabt, als Ihnen lieb ist. Ganz gleich, ob Sie Ihre Bücher selbst führen oder mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, die Mehrwertsteuer kann knifflig sein - und schon der kleinste Fehler kann Sie teuer zu stehen kommen. Die gute Nachricht? Die meisten Fehler bei der Mehrwertsteuer lassen sich mit dem richtigen Know-how vollständig vermeiden.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der häufigsten Fehler vor, die Unternehmen bei der Mehrwertsteuer machen - und vor allem, wie Sie diese vermeiden können.

Was ist die Mehrwertsteuer, und warum wird sie so häufig missverstanden?

Die Mehrwertsteuer ist eine Art von Steuer, die Unternehmen auf die meisten Waren und Dienstleistungen erheben. Sie wird im Namen des Staates auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben. Klingt einfach, oder? Aber wenn man es mit mehreren Transaktionen, Lieferanten aus verschiedenen Ländern und unterschiedlichen Steuersätzen zu tun hat, kann es schnell verwirrend werden.

Lassen Sie uns auf die wichtigsten Mehrwertsteuerfehler eingehen, die Unternehmen machen, und wie Sie vermeiden können, in dieselben Fallen zu tappen.

1. Keine MwSt.-Registrierung, wenn sie erforderlich ist

Dies ist einer der größten Irrtümer. Viele kleine Unternehmen gehen davon aus, dass sie sich nicht für die Mehrwertsteuer registrieren lassen müssen, es sei denn, sie sind ein großes Unternehmen. Aber so sieht es aus:

• Wenn Ihr Umsatz den Schwellenwert für die Mehrwertsteuer erreicht (derzeit £ 85.000 im Vereinigten Königreich), müssen Sie sich registrieren lassen.
• Andernfalls drohen Geldstrafen, Zinsen und jede Menge Papierkram.

Wie Sie es vermeiden können: Behalten Sie Ihren monatlichen Umsatz genau im Auge. Sobald Sie sich dem Schwellenwert nähern, sollten Sie mit einem Steuerberater oder Buchhalter sprechen, um vorausschauend zu planen.

Profi-Tipp:

Es kann sogar sinnvoll sein, sich freiwillig registrieren zu lassen, bevor Sie den Schwellenwert erreichen, insbesondere wenn Sie regelmäßig mit mehrwertsteuerpflichtigen Lieferanten zu tun haben oder die Mehrwertsteuer auf Ihre Ausgaben zurückfordern wollen.

2. Berechnung des falschen Mehrwertsteuersatzes

Das klingt wie ein kleiner Fehler, kann aber zu ernsthaften Problemen führen. Im Vereinigten Königreich gibt es unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für verschiedene Waren und Dienstleistungen:

• Normalsatz (20%)
• Ermäßigter Satz (5%)
• Nullsatz (0%)
• Befreit (keine Mehrwertsteuer, aber es gelten andere Regeln)

Wenn Sie diese Sätze falsch anwenden, könnten Sie Ihren Kunden zu wenig oder zu viel in Rechnung stellen - und das HMRC wird so oder so nicht begeistert sein.

Wie Sie es vermeiden können: Prüfen Sie, welche MwSt-Kategorie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen gilt. Auf der HMRC-Website finden Sie klare Anleitungen, auf die Sie sich beziehen können.

3. Versäumnis von Mehrwertsteuerfristen

Mehrwertsteuererklärungen müssen in der Regel vierteljährlich abgegeben werden. Und glauben Sie uns - eine Fristüberschreitung kann zu einem kostspieligen Albtraum werden. Zusätzlich zu den Strafen müssen Sie möglicherweise auch noch Zinsen für nicht gezahlte Mehrwertsteuer zahlen.

Wie Sie es vermeiden können: Stellen Sie Kalenderwarnungen für die Fälligkeit Ihrer Mehrwertsteuererklärungen und -zahlungen ein. Noch besser: Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die Sie benachrichtigt, wenn es Zeit für die Abgabe ist.

Erinnern Sie sich:

Wenn Sie eine Zahlung nicht rechtzeitig leisten können, setzen Sie sich vor Ablauf der Frist mit dem HMRC in Verbindung. Die Behörde ist oft nachsichtiger, als Sie denken - vor allem, wenn Sie proaktiv sind.

4. Unrichtige oder unvollständige Rechnungen

Ihre Rechnungen für die Mehrwertsteuer müssen bestimmte Angaben enthalten, um als gültig zu gelten. Wenn Sie etwas vergessen, z. B. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder den erhobenen Steuersatz, kann die Rechnung abgelehnt werden - und Sie können die Umsatzsteuer auf Ihre Ausgaben nicht zurückfordern.

Wie Sie das vermeiden können: Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung Folgendes enthält:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Beschreibung und Menge der Waren/Dienstleistungen
• Angewandter Mehrwertsteuersatz
• Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer

Mit einer Rechnungssoftware können Sie sicherstellen, dass Sie keine der erforderlichen Angaben vergessen.

5. Geltendmachung der Mehrwertsteuer auf nicht förderfähige Käufe

Nicht alles, was Sie für Ihr Unternehmen kaufen, kommt für eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer in Frage. Wenn Sie beispielsweise etwas sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Gebrauch kaufen, können Sie nur den geschäftlichen Anteil zurückfordern.

Außerdem muss jede Original-Mehrwertsteuerquittung auf den Namen Ihres Unternehmens und nicht auf Ihren persönlichen Namen ausgestellt sein - andernfalls akzeptiert das HMRC Ihren Antrag möglicherweise nicht.

Wie Sie es vermeiden können: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle geschäftlichen Einkäufe und verlangen Sie immer eine Quittung für die Mehrwertsteuer. Wenn etwas teilweise für private Zwecke verwendet wird, stellen Sie sicher, dass Sie nur den entsprechenden Anteil geltend machen.

6. Missachtung internationaler Mehrwertsteuerregeln

Wenn Sie international handeln, kann die Mehrwertsteuer sogar noch komplexer werden. Der Verkauf digitaler Dienstleistungen an Kunden in der EU bringt zum Beispiel eine ganze Reihe separater Mehrwertsteuerverpflichtungen mit sich, die sich aus Verordnungen wie VAT MOSS und dem One-Stop-Shop (OSS) der EU ergeben.

Wie man es vermeiden kann: Wenn Sie ins Ausland verkaufen, machen Sie Ihre Hausaufgaben. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Mehrwertsteuervorschriften sowohl in Ihrem Land als auch in den Ländern, mit denen Sie Handel treiben, kennen. Die Beratung durch einen Mehrwertsteuerspezialisten für den internationalen Handel ist eine lohnende Investition.

7. Unzureichende Führung der Unterlagen

Wenn die britische Steuerbehörde HMRC Ihr Unternehmen prüft, erwartet sie gründliche Aufzeichnungen - bis hin zu Ihren Quittungen, Rechnungen und der Art und Weise, wie Sie die Mehrwertsteuererklärung berechnet haben. Schlampige oder unvollständige Aufzeichnungen werden Ihnen keinen Gefallen tun.

Wie man sie vermeidet:

• Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege für die Mehrwertsteuer an einem Ort auf (ein Cloud-Speicher eignet sich hierfür hervorragend).
• Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die mit Making Tax Digital (MTD) konform ist.
• Stimmen Sie Ihre MwSt.-Aufzeichnungen regelmäßig ab, um eventuelle Fehler frühzeitig zu erkennen.

8. Zu starkes Vertrauen in die Automatisierung

Verstehen Sie uns nicht falsch - Automatisierung ist großartig. Buchhaltungssoftware kann Ihnen eine große Last von den Schultern nehmen. Aber blindes Vertrauen in sie kann zu Problemen führen. Die Software kann nur mit den Daten arbeiten, die Sie eingegeben haben. Wenn die Daten falsch sind, ist es auch Ihre Mehrwertsteuererklärung.

Wie Sie es vermeiden können: Überprüfen Sie Ihre Zahlen immer doppelt, bevor Sie eine Steuererklärung einreichen. Und wenn Ihnen etwas komisch vorkommt, gehen Sie der Sache auf den Grund. Ihre Software ist ein Hilfsmittel und keine Kristallkugel.

Abschließende Überlegungen

Die Verwaltung der Mehrwertsteuer muss sich nicht wie ein Minenfeld anfühlen. Mit einem klaren Verständnis der häufigsten Fallstricke - und den Werkzeugen und Praktiken, um sie zu vermeiden - können Sie Ihre Mehrwertsteuerverpflichtungen im Griff behalten und Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen halten.

Brauchen Sie eine schnelle Checkliste, um auf Kurs zu bleiben? Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

• Behalten Sie Ihren Umsatz im Auge und melden Sie sich rechtzeitig für die Mehrwertsteuer an
• Anwendung des richtigen Mehrwertsteuersatzes für Ihre Dienstleistungen oder Produkte
• fristgerechte Abgabe der Mehrwertsteuererklärungen und -zahlungen
• Ausstellung korrekter, vollständiger Mehrwertsteuerrechnungen
• Beantragen Sie die Mehrwertsteuer nur auf förderfähige Geschäftsausgaben
• Verstehen Sie die internationale Mehrwertsteuer, wenn Sie in Übersee handeln
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen
• Automatische Systeme und Eingaben doppelt prüfen

Fühlen Sie sich immer noch überwältigt? Keine Sorge - Sie sind nicht allein. Viele Unternehmer haben mit der Mehrwertsteuer zu kämpfen, vor allem in der Anfangsphase. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an einen Fachmann wenden. Ein erfahrener Buchhalter oder Steuerberater kann Ihnen auf lange Sicht Zeit, Stress und Geld sparen.

Haben Sie auch Horrorgeschichten oder Fragen zur Mehrwertsteuer? Schreiben Sie sie uns in die Kommentare - wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören!

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