Checkliste zum Jahresabschluss für Schweizer Unternehmen: Die wichtigsten Schritte sind zu beachten

Wenn der Kalender sich dem Ende zuneigt, stehen die Schweizer Unternehmen vor einer der wichtigsten Aufgaben des Geschäftsjahres: demJahresabschluss. Egal, ob Sie ein kleines Startup in Zürich oder ein etabliertes Unternehmen in Genf leiten, der Prozess des Jahresabschlusses kann sich überwältigend anfühlen.

Aber keine Sorge! Wir haben eine einfach zu befolgende Checkliste erstellt, die Ihnen hilft, Ihre Finanzen in Ordnung zu bringen, die Schweizer Vorschriften einzuhalten und sich auf ein erfolgreiches neues Geschäftsjahr vorzubereiten.

Warum ist der Jahresabschluss wichtig?

Betrachten Sie den Jahresabschluss als eine Art Hausputz in Ihrem Finanzwesen. Genauso wie Sie ein neues Jahr nicht mit dem Müll des letzten Jahres beginnen würden, hilft Ihnen ein ordentlicher Jahresabschluss, das nächste Jahr frisch und mit dem richtigen Fuß zu beginnen.

Es geht nicht nur darum, die Dinge sauber zu halten. In der Schweiz ist der Jahresabschluss eine gesetzliche Vorschrift. Außerdem gibt er Ihnen wertvolle Hinweise darauf, wie Ihr Unternehmen abgeschnitten hat und wo es sich verbessern kann.

Wann findet in der Schweiz der Jahresschluss statt?

Schweizer Unternehmen schließen ihr Geschäftsjahr in der Regel Ende Dezember ab. Je nach den Statuten Ihres Unternehmens können Sie jedoch ein anderes Geschäftsjahr haben. Die meisten Unternehmen erstellen ihre Jahresabschlüsse jedoch zwischen Januar und März des Folgejahres.

Ihre Checkliste zum Jahresende

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie während des Jahresabschlusses nichts Entscheidendes übersehen.

1. Organisieren und überprüfen Sie Ihre Finanzunterlagen

Bevor Sie sich mit den Zahlen befassen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Unterlagen in Ordnung sind. Dazu gehören:

• Ausgestellte und erhaltene Rechnungen
• Kontoauszüge
• Quittungen
• Spesenberichte
• Darlehensverträge

Alles sollte auf dem neuesten Stand, genau und sicher gespeichert sein. Viele Unternehmen finden es hilfreich, mit einem digitalen Buchhaltungssystem zu arbeiten, um den Überblick zu behalten.

2. Abgleich von Bank- und Kassenkonten

Stimmen Sie als Nächstes Ihre Bankkonten mit Ihrem Buchhaltungssystem ab. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Salden in Ihren Büchern mit den Angaben auf Ihren Kontoauszügen übereinstimmen.

Vergessen Sie auch nicht die Portokasse und alle Bargeldtransaktionen, die nicht über die Bank abgewickelt wurden.

3. Ausstehende Zahlungen verfolgen

Warten Sie immer noch auf Zahlungen von Kunden? Jetzt ist es an der Zeit, Mahnungen zu verschicken und Ihre Außenstände zu bereinigen.

Sie sollten auch Ihre Verbindlichkeiten überprüfen - was schuldet Ihr Unternehmen noch? Wenn Sie diese beiden Listen im Auge behalten, erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre tatsächliche Finanzlage.

4. Zählung und Bewertung der Bestände

Wenn Sie physische Waren verkaufen, führen Sie eine ordentliche Inventur durch. Zählen Sie alles und notieren Sie, was am Jahresende noch übrig ist. Das hilft bei:

• Berechnung der Kosten der verkauften Waren (COGS)
• Identifizierung von Verlusten aufgrund von Beschädigung oder Diebstahl
• Angebotsmanagement für das neue Jahr

Denken Sie daran, Ihr Inventar nach den Schweizer Rechnungslegungsstandards korrekt zu bewerten - dies wirkt sich auf Ihre Steuern und den endgültigen Gewinn aus.

5. Überprüfung des Anlagevermögens

Überprüfen Sie die Vermögenswerte Ihres Unternehmens wie Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung. Wurde etwas verkauft, zerstört oder ist veraltet? Vergewissern Sie sich, dass alles korrekt erfasst und nach den Regeln von Swiss GAAP FER oder IFRS abgeschrieben ist - je nachdem, welchen Regeln Ihr Unternehmen folgt.

6. Abgrenzungen und Rückstellungen

Angenommen, Sie haben im Januar eine Rechnung für eine im Dezember durchgeführte Dienstleistung erhalten. Diese Kosten gehören noch zum alten Jahr, richtig? Hier kommen die Rechnungsabgrenzungsposten ins Spiel.

Sie müssen auch Rückstellungen für potenzielle Ausgaben oder Verbindlichkeiten bilden, die noch nicht endgültig sind, wie Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungen.

Wenn dies verwirrend klingt, stellen Sie sich vor, dass Sie Geld für Rechnungen zurücklegen, die Sie noch nicht vollständig beglichen haben.

7. Überprüfung der Gehaltsabrechnung und der Leistungen für Mitarbeiter

Vergewissern Sie sich, dass alle Lohnkosten korrekt verbucht sind. Dazu gehören Löhne, Prämien, AHV, Rentenbeiträge und Unfallversicherung.

Das Schweizer Recht verlangt eine ausführliche Dokumentation. Stellen Sie daher sicher, dass alle mitarbeiterbezogenen Zahlungen korrekt und nachvollziehbar sind.

8. Bereiten Sie Ihre Finanzberichte vor

Wenn alles in Ordnung ist und aufgezeichnet wurde, ist es an der Zeit, Ihre Abschlussberichte zu erstellen:

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Bilanz
• Kapitalflussrechnung (falls erforderlich)

Diese Dokumente geben Aufschluss darüber, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt hat. Noch wichtiger ist, dass sie die Grundlage für Ihre Steuererklärung bilden.

9. Steuerliche Vorbereitung

In der Schweiz müssen Unternehmen jährlich eine Steuererklärung einreichen - in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag. Je nach Ihrem Standort senden Sie diese an Ihr zuständiges kantonales Steueramt.

Arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen, um Ihr steuerpflichtiges Einkommen zu berechnen und sicherzustellen, dass alle Abzüge und Freibeträge geltend gemacht werden.

10. Abhalten der Jahreshauptversammlung (AGM)

Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Jahresende eine Generalversammlung abzuhalten. Während dieser Versammlung:

• Jahresabschlüsse werden genehmigt
• Dividenden können beschlossen werden
• Der Vorstand präsentiert die wichtigsten Leistungsergebnisse

Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Protokoll der Sitzung anfertigen und dieses für die Einhaltung der Vorschriften aufbewahren.

Bonus-Tipp: Digitale Aufzeichnungen führen

Während physische Belege nach wie vor akzeptiert werden, erlaubt das Schweizer Steuerrecht nun auch die digitale Archivierung - vorausgesetzt, die Belege sind lesbar, unveränderbar und sicher gespeichert.

Wenn Ihr Büro also in Papier schwimmt, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um zu digitalisieren. Tools wie Docuseal von Swisscom oder Abacus können bei der gesetzeskonformen Aufbewahrung von Dokumenten helfen.

Häufig zu vermeidende Fallstricke

Ein überstürzter Jahresabschluss führt oft zu Fehlern. Hier sind einige Fehltritte, die Sie vermeiden sollten:

• Vergessen, alle Konten abzustimmen
• Versäumnis von Fristen für Steuererklärungen oder Berichte
• Kein Geld für Steuern oder Rückstellungen zurücklegen
• Vernachlässigung von Mitarbeiterprämien oder Leistungsberechnungen

Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie immer einen zertifizierten Treuhänder oder einen Schweizer Steuerberater konsultieren. Er kann Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten und auch Möglichkeiten zum Sparen von Steuern zu erkennen.

Das neue Jahr richtig beginnen

Der Jahresabschluss ist vielleicht nicht Ihre Lieblingsaufgabe, aber er ist notwendig. Wenn Sie ihn richtig machen, legen Sie den Grundstein für eine bessere Entscheidungsfindung, eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine bessere finanzielle Lage.

Stellen Sie es sich so vor: Wenn Ihr Unternehmen ein Boot wäre, wäre der Jahresabschluss wie das Flicken von Lecks, das Überprüfen des Ruders und das Auftanken. Sie wollen nicht in das neue Jahr hinausfahren, ohne sich zu vergewissern, dass alles schiffstauglich ist.

Atmen Sie also tief durch, arbeiten Sie Ihre Checkliste ab und zögern Sie nicht, bei Bedarf um Hilfe zu bitten.

Auf einen guten Start ins neue Jahr - für Sie und Ihr Schweizer Unternehmen!

Benötigen Sie Expertenhilfe?

Wenn sich die Verwaltung des Jahresabschlusses Ihres Unternehmens überwältigend anfühlt, sind Sie nicht allein. Viele Schweizer Unternehmen arbeiten mit Buchhaltungsfirmen oder Treuhändern zusammen, um den Prozess zu vereinfachen. Ein Fachmann kann sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird - und zwar beim ersten Mal.

Haben Sie Fragen oder Tipps aus Ihren eigenen Erfahrungen zum Jahresende? Schreiben Sie uns einen Kommentar - wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören!

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Wenn Sie vor dem Jahreswechsel sicherstellen, dass alle Ihre finanziellen Abläufe in Ordnung sind, haben Sie die beste Chance, dass Ihr Unternehmen wächst, gedeiht und auf dem stark regulierten Schweizer Markt konform bleibt.